第一条 总则
（一）为适应档案管理现代化的需要，加强我会文书档案的规范管理，实现我会档案工作制度化、规范化、科学化，更有效地为我会管理工作服务，依据国家档案局令第8号：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《广州市执行<归档文件整理规则>实施细则》，结合我会实际情况，制定本制度。
（二）我会档案是完整地、系统地反映我会各项工作和经营活动的真实记录，是考查和研究我会历史的重要依据。我会及各分支机构在工作和业务经营活动中形成的科研、文书、声像、人员、会计、实物档案等均须安排专人统一管理，不得分散保存，以维护我会档案的完整与安全。
第二条 档案人员基本职责
（一）热爱本职工作，忠于职守，严格执行档案管理工作的各项规章制度，力求档案工作制度化、系统化、规范化。
（二）组织我会及各分支机构认真执行档案管理制度。
（三）负责指导和监督我会及各分支机构规范使用电子文件柜，及时上传电子档案。
（四）统一管理我会及各分支机构各种门类和载体的档案。对档案材料的收集、整理、归档、鉴定、保管、统计和使用工作进行监督和指导，并督促我会及各分支机构及时归档，确保我会档案的完整、真实和安全。
（五）负责对我会形成的各类档案实行综合管理，规范使用。
（六）严格遵守国家各项保密制度和有关规定，不得与无关人员谈论档案中的机密问题。
（七）办理领导交办的其他有关档案业务工作。
第三条 档案的管理范围、归档方式和归档时间
（一）管理范围
凡在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括活动类、文书类、声像类、人员类、财务类、合同类和证照类等档案。
（二）归档方式：电子归档和纸制归档两种方式同时使用。
所有归档文件都须扫描上传到相应的电子文件柜，纸制文件同步存入相应的文件盒归档。
（三）归档时间：
1.活动类档案，是指学会在开展的各类活动和承接市教育局委托项目及其他活动在工作过程中发生的相关文件材料。包括活动方案、专题培训、申报评审、开题论证、中期检查、结题验收、成果推广等材料，应在完成工作一个月内归档。
2.文书类档案,包括我会上级下发的、我会及分支机构在各项工作中形成的、具有保存价值的文字材料。属我会发文的，发文流程结束后，由发文部门或发文经手人及时归档；属外单位来文的，相应部门呈领导审批后归档。
3.声像类档案，是指在工作中形成的图像、影音、视频等非纸质材料为载体的具有保存价值的档案，应于声像材料形成后一个月内采用电子归档方式归档。
4.人事类档案, 是指与我会签订劳动合同的在职（离职）人员的人事档案。由人事部门在办结后一个月内归档。
5.财务类档案，是指我会财务部形成的会计凭证、会计报表、账薄等会计资料。会计年度终了，由财务人员及时立卷归档；年度汇算清缴报告和审计报告应在出具后的一个月内归档。
6.协议、合同、投标文件等档案，在签订后一个月内完成归档。
7.法人登记证、开户许可证等证照档案应在取得后一个月内完成归档。
第四条 档案的保管与统计
（一）根据国家的有关规定，结合本会实际，档案的保管期限为10年、30年和永久。
（二）定期检查档案保管状况，对破损或载体变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理，确保归档文件安全有效。
（三）建立档案台账，定期对档案进行统计清理、核对，做到账物相符。档案管理人员发生异动时，对保管的档案资料要详细清点，履行交接手续，以保证档案工作的连续性。
第五条 档案的鉴定、移交、销毁
（一）参照国家有关档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确地判断档案的存毁。
（三）凡经鉴定确认已失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经本会领导审核批准后方可销毁。档案销毁时，必须由两人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁文件材料的报告和销毁清册须永久保存。
第六条 本制度实施时间
本制度自印发之日起实施。
广州教育学会
2023年5月19日
